Jak aktywować automatyczną odpowiedź email

Pytanie po co? To niepozorna, ale bardzo praktyczna funkcjonalność Twojej skrzynki email, dzięki której Twoi Klienci nie poczują się zaniedbywani, gdy muszą czekać zbyt długo na odpowiedź. Wiedzą czym jest to spowodowane.

Kiedy taka sytuacja może wystąpić? Gdy wyjedziesz na zasłużony urlop, gdy jesteś chory, gdy wyjedziesz w sprawach biznesowych i nie jesteś w stanie na bieżąco odpowiadać… przykładów możliwego zastosowania automatycznych odpowiedzi może być wiele.

Jak skonfigurować automatyczną odpowiedź email

W pierwszej kolejności wejdź do panelu konta hostingowego DiDHost. Przejdź do listy kont email i kliknij na nazwie skrzynki dla której chcesz aktywować automatyczną odpowiedź.

Lista kont email

W kolejnym kroku kliknij na zakładce “Auto odpowiedź“, zaznacz opcję “Włącz auto odpowiedź” i wypełnij wybrane pola wiadomości email, która zostanie wysłana do nadawcy. Przykład:

Konfiguracja automatycznej podpowiedzi email

Tytuł odpowiedzi

W zasadzie w najprostszej wersji ustawień wystarczy wprowadzić treść odpowiedzi i kliknąć w przycisk OK. Gotowe. Jest tu jednak kilka innych ustawień, jak możliwość modyfikacji tytułu, np. na Odp: <request_subject>.

W miejsce znacznika <request_subject> zostanie automatycznie podstawiony oryginalny tytuł wysłanej do Ciebie wiadomości. Nie usuwaj go.

Treść odpowiedzi

Tego specjalnie komentować nie trzeba. To treść wiadomości jaką w odpowiedzi otrzyma nadawca maila. Może to być informacja o tym, że do określonego dnia jesteś na urlopie i odpowiesz gdy tylko z niego wrócisz lub cokolwiek zechcesz.

Format wiadomości

Najprostszy format to tekst i taki domyślnie jest aktywny. Jeśli jednak chcesz aby mail wykorzystywał Twój szablon HTML (musisz go przygotować) wybierz opcję HTML i wstaw kod wiadomości. Jeśli nie wiesz jak przygotować wiadomość w formacie HTML pozostaw domyślne ustawienie tekstowe.

Kodowanie

Uniwersalnym kodowaniem jest UTF-8. To ustawienie zmieniaj tylko wtedy gdy dokładnie wiesz co robisz. Nieodpowiedni wybór kodowania może spowodować, że Twoja automatyczna odpowiedź będzie dla odbiorcy nieczytelna. Sugeruję nie modyfikować tego ustawienia.

Przekazanie oryginalnej wiadomości

Możesz także aktywować przekazywanie oryginalnej wiadomości na inny adres email. W konsekwencji nadawca otrzyma automatyczną odpowiedź, a jego mail zostanie automatycznie przekazany do kogoś kto akurat w Twojej firmie nie jest na urlopie i może Klienta obsłużyć.

Ile razy informować nadawcę w ciagu doby, że Cię nie ma

Kolejna opcja to ilość wysłanych automatycznych odpowiedzi do tego samego nadawcy w ciagu jednego dnia. Sugeruję pozostawić domyślną wartość “1” żeby nie zaśmiecać skrzynki nadawcy.

Załącznik

Jeśli chcesz możesz także dodać załącznik do odpowiedzi. To może być dokument PDF lub cokolwiek innego co chcesz w ten sposób udostępnić osobom, które do Ciebie piszą.

O tym ustawieniu nie zapominaj!

Ważne jest ustawienie związane z automatycznym wyłączeniem odpowiedzi określonego dnia! Np. w dniu gdy wrócisz z urlopu.

Dlaczego to takie ważne? Ponieważ zazwyczaj zapominamy o autoresponderze. Wracamy z urlopu i na starcie w pracy jesteśmy tylko jedną nogą. Próbujemy odnaleźć się w rzeczywistości i takie błachostki jak automatyczna odpowiedź email zwyczajnie umykają. Może więc być tak, że z urlopu już wróciłeś kilka dni temu, a każdy kto do Ciebie pisze wciąż otrzymuje automatyczną odpowiedź, że urlopujesz 🙂 Pamiętaj więc aby aktywować opcję wyłączenia odpowiedzi w określonym dniu kalendarza.

Na koniec kliknij w przycisk OK i autoresponder zaczyna dla Ciebie pracować 🙂

Toggle Dark Mode Toggle Dark Mode
Toggle Large Font Size Toggle Font Size